Privacy

Rockelingen hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.
In deze privacyverklaring willen we duidelijke en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Rockelingen voldoet steeds aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit betekent in ieder geval dat wij:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn verstrekt, zoals beschreven in deze privacyverklaring.
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
• uw uitdrukkelijke toestemming vragen indien nodig voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
• u op de hoogte willen brengen van uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens en deze respecteren.

Als Rockelingen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het lezen van onze privacyverklaring vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten, kunt u contact met ons opnemen via webmaster@rockelingen.be.

Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?

Uw persoonsgegevens worden door Rockelingen verwerkt voor de volgende doeleinden, met telkens de juridische basis:

• het naleven van onze wettelijke verplichtingen met betrekking tot vrijwilligers (verzekeringsplicht, opstellen van een nominatieve lijst voor forfaitaire vergoedingen, respecteren van de wettelijke limieten voor het toekennen van onkostenvergoedingen, enz.).
• het plannen van vrijwilligersactiviteiten en de bijbehorende communicatie (gerechtvaardigd belang).
• het uitbetalen van onkostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang).
• de deelname aan activiteiten van Rockelingen (uitvoering van een overeenkomst).
• het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming van de betrokkene).
• de begeleiding en ondersteuning van vrijwilligers en relatiebeheer (bijvoorbeeld verjaardagen) (toestemming van de betrokkene).
• het verkrijgen van overheidsfinanciering (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang).
• statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang) – hierbij worden de persoonsgegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.

Voor bovenstaande doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen, verwerken en opslaan:

• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres (voor communicatie en wettelijke verplichtingen).
• Met betrekking tot onkostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer, bewijsstukken, aard en bedrag van elders verkregen vergoedingen (verklaring op eer).
• Met betrekking tot het vrijwilligerswerk: beschrijving van de activiteit, start- en einddatum, aantal dagen (voor planning en registratie van vergoedingen).
• Handtekening (bij verklaring op eer, factuur voor kosten, enz.).

Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.

Rockelingen verwerkt geen gevoelige gegevens zoals bedoeld in artikel 9 van de AVG. Indien dit uitzonderlijk toch nodig zou zijn, zullen wij u hierover expliciet informeren en steeds uw toestemming vragen.

**Minderjarigen:**
Wij verwerken enkel persoonsgegevens van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) indien hiervoor schriftelijke toestemming is gegeven door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Doorgifte aan derden

Wij kunnen de gegevens die u aan ons verstrekt doorgeven aan derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Bijvoorbeeld, wij maken gebruik van gespecialiseerde externe dienstverleners voor:

• het beheer van onze website (webhosting).
• de verzekering van onze vrijwilligers.
• het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven en uitnodigingen.
• de boekhouding en betalingen (onkostenvergoedingen).

Met deze partijen hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te garanderen.

Wij delen uw gegevens niet met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is of er een gerechtvaardigd belang is, zoals inspecties of audits door overheidsinstanties. Wij geven geen persoonsgegevens door aan partijen buiten de EU.

Bewaarmijn

Rockelingen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt of zolang als wettelijk verplicht is. In principe worden ze bewaard voor de duur van het vrijwilligerswerk, tenzij een wettelijke bepaling een langere bewaartermijn oplegt.

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben maatregelen genomen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang:

• Alle personen met toegang tot uw gegevens zijn gebonden aan geheimhouding.
• We hanteren een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• We pseudonimiseren of anonimiseren gegevens indien mogelijk.
• We maken back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij incidenten.
• Onze beveiligingsmaatregelen worden regelmatig getest en geëvalueerd.

Uw rechten met betrekking tot uw gegevens

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien en een kopie te ontvangen.
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren of aanvullen.
• uw gegevens te laten verwijderen als er geen geldige reden meer is voor verwerking.
• de verwerking van uw gegevens te beperken in bepaalde situaties.
• bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens.
• uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te verkrijgen en door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
• uw toestemming op elk moment in te trekken als de verwerking daarop gebaseerd is.

Voor het uitoefenen van uw rechten kunt u contact met ons opnemen via webmaster@rockelingen.be.

Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, vragen wij u contact met ons op te nemen. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijzigingen in de privacyverklaring

Rockelingen kan deze privacyverklaring wijzigen. De laatste wijziging vond plaats op 18 november 2018. Oudere versies zijn op aanvraag beschikbaar.